Ở nhiều công sở châu Âu, nhất là các nước Bắc và Tây Âu như Hà Lan, Đức, Đan Mạch, Thuỵ Điển, giao tiếp thường thẳng thắn, cấp bậc phẳng hơn, nhân viên được khuyến khích nêu ý kiến trong cuộc họp và có thể nói không với cấp trên nếu có lý do chính đáng. Người Việt quen với sự khéo léo, giữ hoà khí và tôn ti trật tự có thể cần thời gian để điều chỉnh. Hiểu được logic phía sau những thói quen này sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn và được đồng nghiệp tin cậy.
Cần nhớ rằng châu Âu rất đa dạng: văn hoá công sở ở Pháp, Ý, Ba Lan hay Tây Ban Nha khác với Hà Lan hay Thuỵ Điển. Bài viết nêu những xu hướng chung, không phải quy luật cho mọi nơi.
Thẳng thắn: trung thực chứ không phải thô lỗ
Người Hà Lan và Đức nổi tiếng thẳng thắn. Nếu ý tưởng của bạn có vấn đề, họ sẽ nói ngay trong cuộc họp, không vòng vo. Với người Việt, điều này có thể thấy như bị mất mặt. Nhưng trong văn hoá đó, nói thẳng là cách tôn trọng: họ coi bạn là người trưởng thành, có thể nghe sự thật, và không muốn lãng phí thời gian của ai.
Điểm quan trọng là họ phê bình ý tưởng, không phê bình con người. Một đồng nghiệp vừa phản đối gay gắt đề xuất của bạn có thể vui vẻ rủ bạn đi uống cà phê ngay sau đó.
Ngữ cảnh cao và ngữ cảnh thấp
Các nhà nghiên cứu giao tiếp liên văn hoá thường phân biệt văn hoá ngữ cảnh cao, nơi nhiều ý nghĩa nằm trong điều không nói ra, và văn hoá ngữ cảnh thấp, nơi mọi thứ được nói rõ bằng lời. Việt Nam nghiêng về ngữ cảnh cao: “để em xem đã” có thể nghĩa là không. Nhiều nước Bắc và Tây Âu nghiêng về ngữ cảnh thấp: “có lẽ” nghĩa là có lẽ, “không” nghĩa là không.
Khi làm việc với người châu Âu, hãy nói rõ điều bạn muốn, đừng mong họ đọc được ẩn ý. Ngược lại, khi họ nói thẳng, đừng tìm ý ẩn phía sau.
Cấp bậc phẳng
Ở nhiều công ty Bắc Âu và Hà Lan, khoảng cách giữa sếp và nhân viên nhỏ. Nhân viên gọi sếp bằng tên riêng, cùng ăn trưa ở căng tin, có thể phản biện quyết định của sếp trong cuộc họp. Sếp thường hỏi ý kiến nhóm trước khi quyết định và kỳ vọng nhân viên chủ động.
Ở Đức, Pháp, Áo, cấp bậc có thể rõ hơn, dùng danh xưng và họ trong giao tiếp trang trọng, nhưng nhân viên vẫn được kỳ vọng nêu ý kiến chuyên môn. Khi mới vào, hãy quan sát cách đồng nghiệp gọi nhau và làm theo.
Họp hành: chuẩn bị và lên tiếng
- Đúng giờ và đọc tài liệu trước cuộc họp.
- Có chương trình họp rõ ràng; bám vào đó.
- Lên tiếng: im lặng suốt buổi có thể bị hiểu là không có ý kiến.
- Phản biện có lý lẽ, dựa trên dữ liệu.
- Kết thúc với quyết định và người phụ trách cụ thể.
- Kết thúc đúng giờ; kéo dài bị coi là tổ chức kém.
Với người Việt quen chờ sếp nói trước hoặc ngại phát biểu khi chưa chắc, hãy chuẩn bị sẵn một, hai ý để đóng góp. Câu hỏi tốt cũng là một cách đóng góp.
Nói không: một kỹ năng cần học
Ở Việt Nam, từ chối cấp trên có thể bị coi là thiếu tôn trọng, nên nhiều người nhận việc dù biết khó hoàn thành. Ở nhiều công sở châu Âu, điều ngược lại mới là vấn đề: nhận việc rồi trễ hạn hoặc làm không tới gây mất lòng tin hơn nhiều.
Cách nói không chuyên nghiệp: nêu rõ tình trạng công việc hiện tại, giải thích vì sao không thể nhận thêm, và đề xuất phương án như lùi hạn, bỏ bớt việc khác, hoặc nhờ người hỗ trợ. Ví dụ: “Tuần này tôi đang làm báo cáo cho khách hàng. Nếu nhận thêm việc này, tôi cần lùi hạn báo cáo hai ngày. Anh muốn ưu tiên việc nào?”
Góp ý và nhận góp ý
Văn hoá góp ý ở châu Âu khác nhau. Người Hà Lan có thể nói thẳng “cái này không tốt”. Người Anh thường nói giảm nói tránh: “có lẽ nên cân nhắc thêm” có thể nghĩa là “cái này không ổn”. Người Pháp thích tranh luận để làm rõ lập luận. Học cách đọc phong cách của từng đồng nghiệp là kỹ năng quan trọng.
Khi nhận góp ý, hãy tách cảm xúc khỏi nội dung, cảm ơn, hỏi thêm cho rõ và cho thấy bạn đã điều chỉnh. Khi góp ý, hãy cụ thể, tập trung vào việc chứ không vào người, và đưa gợi ý cải thiện.
Email và viết
Email công việc ở châu Âu thường ngắn gọn, đi thẳng vào việc. Một cấu trúc phổ biến: lời chào, mục đích trong câu đầu, thông tin cần thiết, yêu cầu hoặc hành động cụ thể kèm hạn, lời chào kết. Tránh mở đầu quá dài, xin lỗi quá nhiều hay viết vòng vo. Trả lời trong thời gian hợp lý; nếu cần thời gian, gửi tin xác nhận đã nhận.
Cân bằng công việc và đời sống
Ở nhiều nước châu Âu, nghỉ phép năm được luật bảo vệ và nhân viên thật sự nghỉ, kể cả kỳ nghỉ hè dài vài tuần. Gửi email ngoài giờ không được khuyến khích. Làm thêm giờ thường xuyên có thể bị hiểu là quản lý thời gian kém hoặc khối lượng việc phân bổ chưa hợp lý, chứ không phải là chăm chỉ. Ra về đúng giờ là bình thường.
Với người Việt, đôi khi khó quen với việc sếp đi nghỉ cả tháng mà công việc vẫn chạy. Điều đó có được nhờ quy trình rõ ràng, tài liệu đầy đủ và tin tưởng đồng nghiệp.
Giờ giải lao và kết nối
Giờ uống cà phê ở công ty là dịp quan trọng để kết nối. Ở Thuỵ Điển, giờ giải lao cà phê gọi là fika gần như là nghi thức. Tham gia những dịp này, dù chỉ mười lăm phút, giúp bạn hiểu đồng nghiệp và được coi là một phần của nhóm. Đừng chỉ ngồi ăn trưa một mình ở bàn làm việc.
Những thế mạnh của người Việt
Người Việt mang đến nơi làm việc châu Âu nhiều điểm được đánh giá cao: chăm chỉ, học nhanh, linh hoạt, tinh thần đồng đội, sự chu đáo và khả năng xử lý tình huống. Điều cần thêm thường là tự tin nêu ý kiến, nói rõ khi có khó khăn và chủ động đề xuất. Kết hợp được cả hai, bạn sẽ là đồng nghiệp rất giá trị.
Mẹo thực tế
- Quan sát vài tuần đầu xem đồng nghiệp gọi nhau, viết email, họp thế nào.
- Chuẩn bị ý kiến trước mỗi cuộc họp.
- Khi chưa hiểu, hỏi ngay; hỏi không bị coi là kém.
- Báo sớm khi gặp khó khăn hoặc có nguy cơ trễ hạn.
- Học cách nói không có lý do và phương án.
- Tham gia giờ cà phê, sự kiện nhóm.
- Tôn trọng thời gian nghỉ của người khác và của chính mình.
Điều đáng nhớ
Giao tiếp ở công sở châu Âu không đòi hỏi bạn bỏ đi sự tế nhị của người Việt, mà là học thêm một cách nói rõ ràng hơn. Thẳng thắn với công việc, tôn trọng với con người, và tự tin vào đóng góp của mình là chìa khoá để làm việc tốt trong môi trường đa văn hoá.
Câu hỏi thường gặp
Người châu Âu thẳng thắn có phải là thô lỗ?
Thường không. Ở nhiều nước, nói thẳng được coi là trung thực và tôn trọng thời gian người khác. Họ phê bình ý tưởng chứ không phê bình con người.
Có nên gọi sếp bằng tên riêng?
Ở nhiều công ty Bắc và Tây Âu, gọi tên riêng là bình thường. Ở Đức, Áo, Pháp hay trong môi trường trang trọng, nên dùng họ và danh xưng cho đến khi được mời gọi tên.
Nói không với sếp có bị đánh giá thấp?
Nếu nói rõ lý do và đề xuất phương án khác, việc từ chối hợp lý thường được tôn trọng hơn là nhận việc rồi không làm được.
Có cần phát biểu trong cuộc họp không?
Có. Im lặng suốt cuộc họp có thể bị hiểu là không có ý kiến hoặc không quan tâm. Chuẩn bị trước một, hai ý để đóng góp.
Làm thêm giờ có được đánh giá cao không?
Ở nhiều nước, làm việc hiệu quả trong giờ được coi trọng hơn ở lại muộn. Làm thêm giờ thường xuyên có thể bị hiểu là quản lý thời gian chưa tốt.
